ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) NEDİR?

 

     Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS),teşkilatımızda yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, bir bilgisayar  yazılımıdır. 

EBYS İle Amaçlanan Nedir? 

     EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak; 


* Yazışmaların standartlaşması, 


* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, 


* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi, 


* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir. 

EBYS İle Ne Yapılabilir? 

* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir . 


* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir . 


* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir. 


* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir . 


* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar . 


* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir . 


* İzne çıkıldığında görevi yürütecek başka birine vekalet verilebilir. 


* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir. 


* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar . 


* İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır . 


* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır . 

EBYS’nin Getirileri

* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır. 


* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. 


* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.

 
* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır. 


* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar. 


* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.